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新益為6S咨詢公司概述:在文件中,公司的各種規(guī)章制度,技術(shù)規(guī)范,數(shù)據(jù)記錄的書面形式是公司正常動(dòng)作的重要保證。有一位前輩曾經(jīng)這么說過,看一個(gè)公司的管理水平的高低,就看這家公司5S管理水平的高低。也可以說,看一家公司5S管理水平的高低,就看這家公司尋找文件的速度。
由此可見,文件管理的好壞體現(xiàn)了公司整體管理水平的高低,所以文件的5S管理不可以等閑視之,而從另外一個(gè)角度,文件管理確實(shí)體現(xiàn)了5S管理的每一個(gè)內(nèi)容。
(1)整理
文件怎么來做5S管理?
明確哪一類的文件需要?
哪一類的文件不需要?
無效和不需要的文件,我們就要去考慮及時(shí)地清理。
(2)整頓
將文件分門別類地保存,制作目錄索引,便于查找。
(3)清掃
文件防潮、防塵,還有防蟲,文件定期補(bǔ)修維護(hù)。
(4)清潔
專人管理、責(zé)任分明,清潔就是把整理、整頓與清掃標(biāo)準(zhǔn)化。
(5)修養(yǎng)
使用完后及時(shí)地歸位,然后培養(yǎng)一種愛護(hù)文件,節(jié)省用紙,按規(guī)定要求來制訂發(fā)行文件的資料。
文件管理整個(gè)流程并不復(fù)雜,一般它有四個(gè)步驟。
分門別類;
存檔管理;
日常管理;
日常維護(hù)。
①分門別類
就是對(duì)現(xiàn)有的文件進(jìn)行分類,便于后期的檢查或者查找管理,如作為制造部的相關(guān)文件,可以分為幾種:
②存檔管理
a使用合適的文件夾;
使用合適的文件夾,選購(gòu)一些容易存放,保管的文件夾,大小根據(jù)文件的大小,我可以選擇A4的,A3的,或者說是B5的類型,但也可以用顏色來管理,有規(guī)律地使用,切忌五花八門,像國(guó)旗一樣。
厚度也要考慮,比方說可以考慮五厘米或八厘米,或十厘米的規(guī)格,容量太大,就像搬磚頭一樣,非常不方便。
b在文件夾的封面或者側(cè)面注明類別名稱,管理的擔(dān)當(dāng)者,保管的期限。
c在首頁(yè)建立目錄表,必要時(shí)每一類都設(shè)計(jì)成拉頁(yè),以便于尋找。
③日常管理
日常管理就是設(shè)置專門的文件柜,用來存放文件,設(shè)置條形帶,便于管理和取放,定期管理要做好防潮、防塵、防火等工作,把這些事情做好了,就是說我們有了一種日常維護(hù)的習(xí)慣。發(fā)行新版本時(shí)及時(shí)地回收銷毀舊版本,具有參考價(jià)值的資料要特別注明,文件變更時(shí)要及時(shí)地更改目錄索引。
④日常維護(hù)
a發(fā)行新版本時(shí),及時(shí)回收銷毀舊版本;
b僅具有參考價(jià)值的資料,要特別注明;
c文件變更時(shí),要及時(shí)更改目錄索引。
以上說的這些,無非只有一個(gè)目的,就是如何將有限的資源,合理有效地用在刀刃上,使人力、物力、財(cái)力,都能發(fā)揮最大的作用,使人發(fā)揮所長(zhǎng),物盡其用,物超所值,使成本降低,效率提高,塑造優(yōu)秀企業(yè)和優(yōu)秀的企業(yè)文化,使5S管理能順利開展,企業(yè)發(fā)展再上一個(gè)更高的臺(tái)階。
建立生產(chǎn)有序、管理順暢,操作規(guī)范,士氣高昂、高質(zhì)量、低成本、短交期的作業(yè)現(xiàn)場(chǎng);
為企業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)一套由內(nèi)到外的形象升級(jí),外觀視覺價(jià)值體現(xiàn)、內(nèi)在的管理內(nèi)涵體現(xiàn);
全員參與設(shè)備管理高產(chǎn)出和低成本運(yùn)營(yíng),提升設(shè)備管理能力,維護(hù)能力,提高效率
構(gòu)建班組生產(chǎn)管理體系、循環(huán)評(píng)價(jià)、人才育成、持續(xù)改善、績(jī)效管理、文化養(yǎng)成體系;
提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低生產(chǎn)成本、縮短交期、增加利潤(rùn),讓管理更系統(tǒng)科學(xué),執(zhí)行力更強(qiáng)
對(duì)工廠的各個(gè)組成部分進(jìn)行合理安排,以提高生產(chǎn)效率、降低成本、優(yōu)化物流、改善工作環(huán)境等