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新益為5S咨詢公司概述:5S管理起源于日本,是指在生產(chǎn)現(xiàn)場中對人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效的管理,這是日本企業(yè)一種獨(dú)特的管理辦法。因?yàn)檫@5個(gè)詞整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、清潔(Seikeetsu)和素養(yǎng)(Shit-suke)日語中羅馬拼音的第一個(gè)字母都是“S”,所以簡稱為5S,開展以整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)為內(nèi)容的活動(dòng),稱為5S活動(dòng)。
5S咨詢
工務(wù)段是鐵路系統(tǒng)負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)所有零星工程項(xiàng)目建設(shè)以及維護(hù)的部門每年都要承擔(dān)眾多施工項(xiàng)目和維護(hù)項(xiàng)目,常年累積施工項(xiàng)目有3000多個(gè),需要保存的施工合同文本接近4000份,正常都是按照合同簽訂的日期排序存檔,每年都有厚厚的幾本文件夾,塞滿了幾個(gè)文件柜,在查找和使用這些文件的過程中,經(jīng)常遇到以下幾個(gè)問題,甚至是幾個(gè)問題同時(shí)出現(xiàn)和多次出現(xiàn):
①文件長時(shí)間找不到;②文件缺頁、不完整;③文件遭遇蟲蝕、鼠咬以及污漬等污損;④文件存放柜遇到雨淋,甚至火災(zāi)等毀損;⑤文件柜及存放空間不夠,存放混亂;⑥人員變動(dòng)時(shí)不便于交接等。
為此,我們項(xiàng)目辦公室動(dòng)了不少腦筋,想了不少辦法,按簽訂日期、按項(xiàng)目工程類型、按項(xiàng)目工程金額等很多分類方法進(jìn)行分類,實(shí)踐下來依然沒有達(dá)到理想的效果,合同文本管理依然是一團(tuán)糟。
偶然的一次公司組織施工項(xiàng)目單位進(jìn)行5S管理的培訓(xùn),5S管理在現(xiàn)場管理中的作用這么大,能把繁雜的現(xiàn)場管理得清清爽爽、井井有條,時(shí)間效率也得到了大幅提升。聯(lián)想到我們的合同管理現(xiàn)場混亂不堪、效率很低,神奇的5S管理能不能用來對合同文書進(jìn)行管理呢?實(shí)踐出真知,我決定試一試。
現(xiàn)僅僅根據(jù)基礎(chǔ)的5S管理理論來進(jìn)行合同文本的管理應(yīng)用實(shí)踐,注意將5S管理理論一一對照應(yīng)用到日常的合同文本管理中。
1、5S管理整理:區(qū)分要與不要的物品,現(xiàn)場只保留必需的物品。
對照幾年來的合同,進(jìn)行洗澡活動(dòng)即仔細(xì)逐一梳理。
首先,清理作廢合同,確認(rèn)已經(jīng)作廢的合同進(jìn)行記錄后進(jìn)行銷毀,按照規(guī)定流程完成簽字手續(xù);
其次,挑揀出已經(jīng)全部完成的項(xiàng)目合同,即完成項(xiàng)目施工、竣工結(jié)算及審計(jì)的項(xiàng)目,將這些項(xiàng)目按照合同簽訂日期排序進(jìn)行裝訂存檔,這些合同基本不會再被查閱了;
第三,項(xiàng)目完成施工和決算的合同再歸入一類;
第四,項(xiàng)目正在施工進(jìn)行中的歸為一類。
2、5S管理整頓:必需品依規(guī)定定位、定方法擺放整齊有序,明確標(biāo)示。
按照整頓的要求,將整理完成后保留下來的尚未完成的合同進(jìn)行重新標(biāo)示,分為未開工、開工建設(shè)中、項(xiàng)目完成、結(jié)算階段、等待審計(jì)等幾類,再按照時(shí)間順序歸入文件夾,文件夾明顯標(biāo)示項(xiàng)目所處階段,一個(gè)文件夾內(nèi)編制目錄和標(biāo)簽,按照項(xiàng)目完成階段和日常取用方便,分別放置在文件柜的第一、二、三、四等層,文件柜各層明確標(biāo)示合同所處階段,合同與文件夾、文件夾與文件柜必須一對一管理,利用5S管理中的“顏色管理”工具,不同階段的文件夾和文件柜采用不同的顏色進(jìn)行區(qū)分,目視非常清楚。
3、5S管理清掃:清除現(xiàn)場內(nèi)的臟污、清除作業(yè)區(qū)域的物料垃圾。
3S應(yīng)用在合同文件中,我的理解就是要保持合同文書的整潔、無無損,保證合同不缺頁、不破損、文本干凈、字跡印章清晰,文件夾、文件柜干凈無污染,并且文件夾和文件柜內(nèi)不放置其它任何無關(guān)雜物物件。
4、5S管理清潔:將整理、整頓、清掃實(shí)施的做法制度化、規(guī)范化,維持其成果。
應(yīng)用在合同管理中,就是經(jīng)常性地,可以每月或每周對所有合同進(jìn)行一次整理、整頓、清掃,將項(xiàng)目全部完成的再次歸入檔案室,將未完成的施工項(xiàng)目合同按照施工項(xiàng)目完成進(jìn)度整理分類歸入各自階段文件夾和文件柜,并檢查文件文本完整程度,發(fā)現(xiàn)缺損等立即予以補(bǔ)齊,檢查文件夾、文件柜完好,保證文件存放保管地點(diǎn)符合要求。合同管理涉及幾個(gè)部門的人員也可以設(shè)立5S管理小組,定期進(jìn)行5S管理活動(dòng),對一個(gè)階段的5S管理成果進(jìn)行總結(jié),分析查找不足,提出改進(jìn)意見。
5、5S管理素養(yǎng):人人按章操作、依規(guī)行事,養(yǎng)成良好的習(xí)慣。
按照5S管理要求,培訓(xùn)合同文件管理只能部門及使用部門相關(guān)人員,公司相應(yīng)形成制度并認(rèn)真貫徹執(zhí)行,動(dòng)員公司領(lǐng)導(dǎo)參與到5S管理活動(dòng)總,利用看板、圖片等對5S管理活動(dòng)的前后情景進(jìn)行對比,讓全員都感受到推行5S管理后的變化和提升,逐漸培養(yǎng)自覺遵守5S管理制度的習(xí)慣,習(xí)慣養(yǎng)成之后,即便有關(guān)人員工作進(jìn)行了調(diào)整,合同管理依然會按照5S管理要求持續(xù)推進(jìn),避免出現(xiàn)因人員變動(dòng)帶來的工作質(zhì)量變化。
5S管理推行一段時(shí)間后,要按照PDCA要求形成循環(huán)往復(fù),每一次循環(huán)都是一次頭腦風(fēng)暴,每一次循環(huán)都是一次管理提升。
項(xiàng)目施工合同文書如何做5S管理法?以上就是新益為5S咨詢公司的相關(guān)介紹,做好企業(yè)的5S管理工作就是為精益生產(chǎn)管理活動(dòng)打下基礎(chǔ),讓精益生產(chǎn)管理在企業(yè)中發(fā)展有一個(gè)良好的前提。
建立生產(chǎn)有序、管理順暢,操作規(guī)范,士氣高昂、高質(zhì)量、低成本、短交期的作業(yè)現(xiàn)場;
為企業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)一套由內(nèi)到外的形象升級,外觀視覺價(jià)值體現(xiàn)、內(nèi)在的管理內(nèi)涵體現(xiàn);
全員參與設(shè)備管理高產(chǎn)出和低成本運(yùn)營,提升設(shè)備管理能力,維護(hù)能力,提高效率
構(gòu)建班組生產(chǎn)管理體系、循環(huán)評價(jià)、人才育成、持續(xù)改善、績效管理、文化養(yǎng)成體系;
提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低生產(chǎn)成本、縮短交期、增加利潤,讓管理更系統(tǒng)科學(xué),執(zhí)行力更強(qiáng)
對工廠的各個(gè)組成部分進(jìn)行合理安排,以提高生產(chǎn)效率、降低成本、優(yōu)化物流、改善工作環(huán)境等